Vereinbarungen für den Mailverkehr innerhalb von IT-Zukunft Schule, insbesondere die Nutzung der Mailinglisten

Aus der Entwicklung der Freien Software, die maßgeblich durch Mailverkehr geregelt, unterstützt und verbreitet wird, sind klare Vereinbarungen und Regeln für die Kommunikation per Mail entstanden, auf die wir uns auch bei IT-Zukunft Schule geeinigt haben.

Das Einhalten dieser Vereinbarungen durch jede und jeden von uns ist Ausdruck unserer qualitativ hochwertigen Arbeit und gewährleistet Transparenz, Information und Klarheit für alle Beteiligten. In Software-Entwicklerkreisen werden diese Regeln auch ,,Net Etiquette genannt.

• 1.Jede Mail behandelt ein Thema, für ein zweites Thema schreibe ich eine zweite Mail – auch wenn beide Themen genau die gleichen Personen erreichen und betreffen. Das sorgt dafür, dass jedes Thema für sich bearbeitet und geklärt werden kann, nichts geht verloren.
• Den Betreff der Mail wähle ich immer klar und deutlich entsprechend dem Inhalt der Mail. Das gewährleistet, dass alle Empfänger der Mail schon anhand des Titels beurteilen können, ob sie der Inhalt wirklich betrifft, ob sie dazu etwas zu sagen haben, ob die Mail dringend oder weniger dringend ist etc. Denn: Die Mailinglisten dienen dazu, alle Mitglieder eines bestimmten Teams oder Personenkreises mit transparenten und klaren Informationen zu versorgen – das bedeutet nicht, dass auch alle Mitglieder einer Liste bei allen Themen mitreden. Manchmal lese ich Mails gar nicht, weil der Titel schon klar macht, dass ich damit nichts zu tun haben werde, oder ich überfliege die Mail nur; manchmal lese ich sie sehr gründlich, manchmal mische ich mich ein und reagiere auf die Mail.
• Ändert sich der Inhalt eines Mailaustauschs nach mehrmaligem hin und her mailen, dann passe ich das Betreff-Feld dem neuen Inhalt an und behalte das alte Thema in Klammern in der Betreffzeile bei.
• Wenn ich auf eine Mail antworte, mache ich das immer mit dem sogenannten „Bottom-Posting“. Das bedeutet, dass ich eine Mail sozusagen „zerpflücke“. Ich antworte auf die Mail nicht oberhalb des als erstes geschickten Textes, sondern jeweils unterhalb einzelner Sätze, Absätze oder auch auf die ganze Mail. Dabei lösche ich die Teile, die für meine Antwort nicht relevant sind und antworte dezidiert auf einzelne Teil der Mail. Das hat zur Folge, dass die Antwort eine klare Struktur hat und ich nichts von dem vergesse, was ich schreiben wollte. Der andere kann dann wieder entsprechend klar auf meinen Text eingehen. Mitleser der Mails können auf diese Art sehr gut nachvollziehen, was besprochen oder beschlossen wurde und sich die für sie relevanten Informationen heraussuchen – sie müssen gar nicht die ganze Mail lesen, wenn nur einzelne Teile für sie interessant sind.

  Ein Beispiel – eine Anfrage auf der Mailingliste SkolelinuxUser lautete wie folgt:

  Hallo,
  ich benötige Hilfe bei der Installation!
  Nach der getrennten Installation von Haupt- und Terminalserver fand der Terminalserver den LDAP-Server nicht. (An der Netzwerkeinrichtung scheint es nicht zu liegen)
  Was kann ich da machen?
  Ich habe zuerst den Hauptserver und danach den Terminalserver installiert. Sonst habe ich noch nichts eingestellt.
  Das Ganze habe ich wiederholt und bekomme jedes Mal denselben Fehler.
  Hier sind die Fehlermeldungen:
  1.) svc: failed to register$lockdv1 RPC service (errno 97)
  2.) debian-edu-ldapserver: The function 'find_ldap_server$' did not provide a ldap host and fallback 'ldap' does not work.
  
  Außerdem habe ich eine Frage zu den Einstellungen von Haupt- und LTSP-Servern (Handbuch 18.2.3):
  Ich habe die Anweisungen aus dem Handbuch soweit befolgt, habe aber Probleme mit dem symbolischen Link.
  (Nur eine Feststellung: mein Terminalserver hat die IP 10.0.16.22, nicht wie im Handbuch 10.0.2.10 (die hatte ich bei meinem alten System). Die 10.0.16.22 wurde scheinbar vom DHCP-Server zugewiesen.)
  Im Handbuch steht, dass ich zum Schluss einen symbolischen Link auf eine Datei zeigen lassen soll.
  Eingegeben habe ich dazu:
  ln -s /var/lib/tftboot/pxelinux.cfg /var/lib/tftboot/debian-edu/default-diskless.cfg
  Die Meldung heißt: /var/lib/tftboot/debian-edu/default-diskless.cfg: die Datei existiert bereits
  Mache ich da was falsch?
  
  Herzliche Grüße,
  XXX

  Nach Bottom-Posting-Regeln antwortete Mike (die Sätze aus der ersten Mail sind rot geschrieben, man kann daran gut erkennen, dass Mike einzelne Sätze, die für seine Antowrt nicht relevant waren, gelöscht hat und an welchen Stellen er seine Antworten eingefügt hat):

  Hi XXX,
  
          Nach der getrennten Installation von Haupt- und Terminalserver fand der Terminalserver den      LDAP-Server nicht. (An der Netzwerkeinrichtung scheint es nicht zu liegen)
          Was kann ich da machen?
          Ich habe zuerst den Hauptserver und danach den Terminalserver installiert. Sonst habe ich       noch nichts eingestellt.
          Das Ganze habe ich wiederholt und bekomme jedes Mal denselben Fehler.
          Bitte mache die folgenden Schritte und berichte auf dieser Liste:
  
          auf TJENER:
  
           - $ dig ldap.intern -> Ist ldap.intern auflösbar via DNS
          - $ ldapsearch -x -> Liefert die Datenbank output
           - $ ldapsearch -x -ZZZ -H ldap://ldap.intern -> dito (aber mit TLS)
  
          auf LTSPSERVER00:
  
          - $ ping 10.0.2.2 -> TJENER pingbar?
          - $ dig tjener.intern -> tjener.intern auflösbar via DNS?
          - $ dig ldap.intern -> dito
          - $ ldapsearch -x -ZZZ -H ldap://ldap.intern
   
          (ich vermute, dass dieser Schritt bei dir hakt...)
          - Falls ja, probiere (auf LTSPSERVER00):
          $ /etc/init.d/fetch-ldap-cert start
          - Falls das Skript keinen Output erzeugt lösche bitte diese Datei
          $ /etc/ldap/ssl/ldap-server-pubkey.pem
          ... und führe fetch-ldap-server start nochmal aus
          - Kannst du jetzt ldapsearch -x -ZZZ ldap://ldap.intern aufrufen?
          - Geht auch: getent passwd und zeigt es LDAP-Nutzer an?
          Hier sind die Fehlermeldungen:
          1.) svc: failed to register$lockdv1 RPC service (errno 97)
          LTSPSERVER00 muss in der NIS Netgroup ltspserver-hosts eingetragen sein. Hast du diese  Eintragung vorgenommen?
          2.) debian-edu-ldapserver: The function 'find_ldap_server$' did not provide a ldap host and     fallback 'ldap' does not work.
          Hmmm... ok... klingt nach DNS Problemen. Checke bitte in GOsa²:
  
          o Systems
          - tjener
          * Dienste-Reiter, dort DNS
          -> ldap sollte ein CNAME Eintrag in der DNS-Konfiguration von
          jener.intern sein...
          Kannst du mit dem Programm ,,dig'' den Namen ldap.intern auflösen (s.o.)?
  
          Außerdem habe ich eine Frage zu den Einstellungen von Haupt- und LTSP-Servern   (Handbuch 18.2.3):
          Ich habe die Anweisungen aus dem Handbuch soweit befolgt, habe aber Probleme mit dem    symbolischen Link.
          (Nur eine Feststellung: mein Terminalserver hat die IP 10.0.16.22, nicht wie im Handbuch        10.0.2.10 (die hatte ich bei meinem alten System). Die 10.0.16.22 wurde scheinbar vom   DHCP-Server zugewiesen.)
          In Debian Edu lenny und älter waren ganz viele Hostnamen in LDAP voreingetragen.        Traditionell lag der ltspserver00 immer auf 10.0.2.10. Diese strenge Namens- und IP-    Vergabe ist aufgehoben, kann aber natürlich freiwillig weitergeführt werden. Einfach das in     GOsa² angelegte Net Device mit der entsprechenden IP ausstatten.
  
          Im Handbuch steht, dass ich zum Schluss einen symbolischen Link auf eine Datei zeigen l assen soll.
          Eingegeben habe ich dazu:
          ln -s /var/lib/tftboot/pxelinux.cfg /var/lib/tftboot/debian-edu/default-diskless.cfg
          Dieser Schritt sollte nicht nötig sein...
  
          Die Meldung heißt: /var/lib/tftboot/debian-edu/default-diskless.cfg: die Datei existiert        bereits
          Mache ich da was falsch?
          Welches Handbuch nutzt du als Referenz. Du installierst Debian Edu squeeze, also brauchst       du unbedingt ein aktuelles Handbuch:
          http://wiki.debian.org/DebianEdu/Documentation/Squeeze
  
          Empfehlenswert ist auch dieses Dokument:
          http://user.skolelinux.org/~jever/DebianEdu/doc/GOsa/
          DebianEduNetzwerkemitGOsaverwalten.pdf
  
          Herzliche Grüße,
          Mike

Für weitere Informationen zum Thema Bottom-Posting sind die beiden folgenden Links empfehlenswert: [1] http://www.caliburn.nl/topposting.html [2] http://mailformat.dan.info/quoting/

6. Die Regeln der Briefpost wie Anrede, Text, Gruß am Ende der Mail beachten wir auch beim Schreiben von Mails – wir wollen höfliche und verständliche Mails schreiben. Wir verwenden nur allgemein verständliche und bekannte Abkürzungen.
7. Im Gegensatz zu den oft frei zugänglichen Mailinglisten zur Entwicklung freier Software sind unsere Mailinglisten immer nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich. Das bedeutet, dass auf manchen Listen auch vertraulichere Informationen verschickt werden, die (vorerst) nicht für einen größeren Personenkreis gedacht sind. Wenn ich mir unsicher bin, ob ich auf den Mailinglisten versandte Informationen an Personen außerhalb der Liste weitergeben darf, behalte ich sie entweder für mich oder frage auf der Liste nach, wie vertraulich die Information ist. Falls ich eine Information an Personen außerhalb der Mailingliste weitergegeben habe und mir fällt erst danach auf, dass die Information vertraulich war, dann kläre ich mit den anderen Mitgliedern der Liste, was ich tun muss, um diese Panne aufzuräumen. Wenn ich selbst Informationen verschicke, die vertraulich sind, bringe ich das in meiner Mail klar und deutlich zum Ausdruck.
8. Wenn einzelne Mitglieder einer Mailingliste per Mail oder persönlich Gespräche zu einem Thema führen, das andere Mitglieder der Mailingliste auch betreffen oder interessieren könnte, schickt einer der Gesprächsteilnehmer umgehend ein Protokoll der Unterhaltung oder des Mailaustauschs an die entsprechende(n) Mailingliste(n). Wenn das nicht passiert, kann es sein, dass außerhalb der Mailingliste getroffene Absprachen nicht eingehalten werden können bzw. nicht gültig sind, weil nicht alle Betroffenen Bescheid wussten und mitreden konnten. Die Transparenz war dann nicht gewährleistet.