Mailverkehr innerhalb des Projekts IT-Zukunft Schule

Im Bereich der freien Softwareentwicklung, die maßgeblich durch Mailverkehr geregelt, unterstützt und verbreitet wird, sind klare Vereinbarungen und Regeln für die Kommunikation per Mail entstanden. Das Team von IT-Zukunft Schule hat sich geeinigt diese Regeln zu übernehmen.

Das Einhalten dieser Vereinbarungen von allen gewährleistet Transparenz, Information und Klarheit für alle Beteiligten. In Software-Entwicklerkreisen werden diese Regeln auch ,,Net Etiquette" genannt.

Vereinbarungen für den Mailverkehr innerhalb von IT-Zukunft Schule, insbesondere die Nutzung der Mailinglisten

• Ein Thema pro Mail: Jede Mail behandelt ein Thema, für ein zweites Thema schreibe ich eine zweite Mail – auch wenn beide Themen genau die gleichen Personen erreichen und betreffen. Das sorgt dafür, dass jedes Thema für sich bearbeitet und geklärt werden kann, nichts geht verloren.

• Klarer Betreff: Den Betreff der Mail wähle ich immer klar und deutlich entsprechend dem Inhalt der Mail. Das gewährleistet, dass alle Empfängerinnen der Mail schon anhand des Titels beurteilen können, ob sie der Inhalt wirklich betrifft, ob sie dazu etwas zu sagen haben, ob die Mail dringend oder weniger dringend ist etc. Denn: Die Mailinglisten dienen dazu, alle Mitglieder eines bestimmten Teams oder Personenkreises mit transparenten und klaren Informationen zu versorgen – das bedeutet nicht, dass auch alle Mitglieder einer Liste bei allen Themen mitreden. Manchmal lese ich Mails gar nicht, weil der Titel schon klar macht, dass ich damit nichts zu tun haben werde, oder ich überfliege die Mail nur; manchmal lese ich sie sehr gründlich, manchmal mische ich mich ein und reagiere auf die Mail.

• Betreff geändertem Inhalt anpassen: Ändert sich der Inhalt eines Mailaustauschs nach mehrmaligem hin und her mailen, dann passe ich das Betreff-Feld dem neuen Inhalt an und behalte das alte Thema in mindestens einer Antwortmail in Klammern in der Betreffzeile bei.

• Bottom-Posting: Wenn ich auf eine Mail antworte, verwende ich immer das sogenannte Bottom-Posting (s.u.). Das bedeutet, dass ich eine Mail inhaltlich in ihre Bestandteile zerlege. Ich antworte auf die Mail nicht oberhalb des als erstes geschickten Textes, sondern jeweils unterhalb einzelner Sätze, Absätze oder auch unterhalb des gesamten Mailtextes. Dabei lösche ich die Teile, die für meine Antwort nicht relevant sind, ersetze sie durch ,,[...]" und antworte dezidiert auf die verbleibenden, für mich und das Thema relevanten Teile der Mail. Das hat zur Folge, dass die Antwort eine klare Struktur hat und ich nichts von dem vergesse, was ich schreiben will. Der andere kann dann wieder entsprechend klar auf meinen Text eingehen. Mitleser der Mails können auf diese Art sehr gut nachvollziehen, was besprochen oder beschlossen wird und sich die für sie relevanten Informationen heraussuchen – sie müssen nicht die ganze Mail lesen, wenn nur einzelne Teile für sie interessant sind.

• Signaturen: Am Ende einer Mail findet man oft Kontaktdaten des Absenders als Textblock. Dieser Bereich wird Signatur genannt. Wenn ich auf Mails antworte, lösche ich alle Signaturen außer meiner eigenen ganz am Ende der Mail. Mailinglisten-Server hängen ebenfalls häufig eine kurze Info zur Mailingliste am Ende einer Mail an. Auch diese Infozeilen entferne ich, bevor ich meine Antwort-Mail auf den Weg schicke.

• Quoting: Wenn ein Mailaustausch über eine Mailingliste nach Regeln des Bottom-Postings stattfindet, dann enthält eine Mail innerhalb weniger Antwortschreiben Textphrasen von verschiedenen Verfassern/innen. Einerseits soll stets kenntlich sein, welcher Autor am Verfassen des Mailaustausches beteiligt ist, andererseits soll auch sichtbar sein, welcher Autor welche Textphrase verfasst hat. Die meisten Mailprogramme unterstützen hierfür das sog. Quoting: eine automatische Texteinrückung beim Antworten auf Mails, sowie das Einfügen einer Zeile vor dem eingerückten/zitierten Text (nach dem Schema: ,,Am Sonntag den 29.4.2012 um 18:13h schrieb Mike Gabriel:"). Beide Information erhalten wir beim Antworten auf Mailinglisten-Mails: die Einrückungsebenen einerseits und je Einrückungsebene eine Zeile, die angibt wann und von wem der zur Ebene zugehörige Text verfasst wurde.

• Höfliche Mails: Die Regeln der Briefpost wie Anrede, Text, Gruß am Ende beachten wir auch beim Verfassen von Mails – wir wollen höfliche und klare Mails schreiben. Wir verwenden nur allgemein verständliche und bekannte Abkürzungen.

• Vertrauliche Informationen (1): Im Gegensatz zu den oft frei zugänglichen Mailinglisten zur Entwicklung freier Software sind unsere Mailinglisten immer nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich. Das bedeutet, dass auf manchen Listen auch vertraulichere Informationen verschickt werden, die (vorerst) nicht für einen größeren Personenkreis gedacht sind. Wenn ich mir unsicher bin, ob ich auf den Mailinglisten versandte Informationen an Personen außerhalb der Liste weitergeben darf, behalte ich sie entweder für mich oder frage auf der Liste nach, wie vertraulich die Information ist. Falls ich eine Information an Personen außerhalb der Mailingliste weitergegeben habe und mir fällt erst danach auf, dass die Information vertraulich ist, dann kläre ich mit den anderen Mitgliedern der Liste, was ich tun muss, um diese Panne aufzuräumen. Wenn ich selbst Informationen verschicke, die vertraulich sind, bringe ich das in meiner Mail klar und deutlich zum Ausdruck.

• Vertrauliche Informationen (2): Themen, die auf Mailinglisten entstehen, müssen manchmal von der Mailingliste herunter genommen werden, um das Thema im kleineren Kreis zunächst aufzubereiten. In einem solchen Fall, bitten wir, den folgenden Kommunikationsfluss einzuhalten:

  1. Ein Teilnehmer einer Mailinglisten-Diskussion antwortet auf einen Listenbeitrag nicht an die Liste, sondern an eine ausgewählte Teilgruppe der Mailingliste (z.B. durch Verwendung der individuellen Mailadressen der Empfänger/innen). Durch das Verschicken einer solchen Mail wird eine sog. off-list Diskussion eingeleitet.
  2. Derselbe Teilnehmer teilt nun den an der Diskussion ab jetzt nicht mehr teilnehmenden Personen über die Mailingliste mit, dass die entsprechende Diskussion off-list (also jenseits der Mailingliste) weitergeführt wird und das nach Erarbeitung eines Ergebnisses die Liste über das Ergebnis informiert wird.
  3. Die Diskussion nimmt off-list seinen Gang...
  4. WICHTIG: während der off-list Diskussion wird der folgende Punkt sehr strikt beachtet: KEIN BEITRAG(!!!) wird im Laufe dieser off-list Diskussion wieder zurück an die Liste geschickt, wenn das nicht mit allen Beitragenden der diskutierenden Kleingruppe abgestimmt wurde. Insbesondere werden keine Textelemente von anderen off-list Diskussionsteilnehmer/innen an die Mailingliste verschickt.
  5. Nach Konsenzfindung werden die Listen-Mitleser/innen über das Ergebnis der Diskussion auf Stand gebracht. Diese Informationspflicht obliegt demjenigen, der die Diskussion anfangs von der Liste herunter genommen hat (also derjenige, der den ersten off-list Beitrag verschickt hat). Nach Rücksprache kann auch jemand anderes aus der Diskussions-Kleingruppe die Ergebnispräsentation an die Liste übernehmen.
  Da ein Ablauf wir oben beschrieben im Allgemeinen den Kommunikationsfluss der Mailingliste unterbricht und verkompliziert, sollte dieses Verfahren nur in wirklich dringenden Fällen zur Anwendung kommen. Alternative Wege können gefunden werden (z.Bsp. fachlich-thematisch auf der Mailingliste weiter kommunizieren, persönliche Befindlichkeiten zum Thema an eine Teilgruppe der Liste direkt verfassen, o.ä.).

• Gesprächsprotokolle an zugehörige Mailinglisten: Wenn einzelne Mitglieder einer Mailingliste per Mail oder persönlich Gespräche zu einem Thema führen, das andere Mitglieder der Mailingliste auch betreffen oder interessieren könnte, schickt einer der Gesprächsteilnehmer umgehend ein Protokoll der Unterhaltung oder des Mailaustauschs an die entsprechende(n) Mailingliste(n). Wenn das nicht passiert, kann es sein, dass außerhalb der Mailingliste getroffene Absprachen nicht eingehalten werden können bzw. nicht gültig sind, weil nicht alle Betroffenen Bescheid wussten und mitreden konnten. Die Transparenz war dann nicht gewährleistet.

• Lernbereitschaft: Auf jeder Mailingliste gibt es ,,alte Hasen", von deren e-Mail Stil ich als neues Mitglied der Mailingliste lernen kann. Das bedeutet: Wer schon länger auf einer Mailingliste Mitglied ist, wird automatisch zum Vorbild, neuere Mitglieder sind bereit, sich in dieser Kommunikationsform trainieren zu lassen.

Beispiel: Mailaustausch im Bottom-Posting Stil

Ein Beispiel – eine Anfrage auf der Mailingliste user@skolelinux.de lautete ungefähr so:

Nach Bottom-Posting-Regeln geantwortet (die Sätze aus der ersten Mail sind rot geschrieben, man kann daran gut erkennen, dass einzelne Sätze, die für die Antwort nicht relevant waren, gelöscht wurden und an welchen Stellen die Antworten eingefügt wurden):

Für weitere Informationen zum Thema Bottom-Posting sind die beiden folgenden Links empfehlenswert:
[1] http://www.caliburn.nl/topposting.html
[2] http://mailformat.dan.info/quoting/